Gestion Administrative et Commerciale de TPE-PME


Assistant Administratif et Commercial par alternance



I/GESTION DE LA RELATION AVEC LA CLIENTELE



A/Recherche de la clientèle et contact, et administration des ventes



1 : organisation de la prospection et prospection clientèle


-définir et mettre en place une méthode de prospection

-élaborer les documentations nécessaires au suivi de la prospection

-réaliser ou faire réaliser des documents commerciaux

-tenir à jour les données prospects


1 : Préparation des propositions commerciales


-collecter des informations nécessaires

-mettre en forme une offre commerciale

-assurer le suivi


2 : Préparation des contrats commerciaux


-mettre en forme les différents contrats commerciaux en tenant compte des caractéristiques des clients


3 : suivi des ventes et des livraisons


-traiter les commandes clients

-s’assurer du suivi de la « mise en production »

-s’assurer du suivi de l’expédition

-suivre les livraisons

-vérifier la conformité de la livraison


4 : Facturation et suivi des règlements


-établir les factures de ventes et d’avoir

-contrôler

-réaliser un suivi des règlements

-mettre en place et appliquer une procédure de relance


5 : Mise à jour et amélioration du système information clients


-collecter les infos

-tenir à jour les données


B/ Maintien et développement de la relation client

 

1 : Accueil, information, conseil


-informer et conseiller le client

-diriger le client vers le bon interlocuteur


2 : Traitement et suivi des réclamations


-s’assurer du suivi de la réclamation

-dresser un bilan des réclamations

II/ GESTION DE LA RELATION AVEC LES FOURNISSEURS

 

1 : Etude des demandes d’achat


-Evaluer quantativement et qualitativement les demandes d’achat

-Elaborer un état prévisionnel des demandes d’achat

-Enrichir les dossiers fournisseurs


2 : Comparaison des offres et sélection des fournisseurs


-formuler l’appel d’offres auprès des fournisseurs référencés

-comparer les offres

-sélectionner des fournisseurs

-organiser et planifier les contacts avec les fournisseurs


3 : Achat de biens et prestations


-passation et suivi des commandes


4 : Suivi des achats


-contrôle des achats et des règlements

-entretien de relations partenariales

-information du chef d’entreprise

-utiliser et élargir le réseau de contacts professionnels


III/ GESTION ET DEVELOPPEMENT DES RESSOURCES HUMAINES



A/ Gestion administrative du personnel



1 : Suivi des formalités et procédures d’embauche et de départ


-communiquer avec les organismes sociaux

-produire des documents sociaux obligatoires

-mettre à jour les dossiers individuels

-constituer un dossier d’accueil

-communiquer avec la médecine du travail


2 : Gestion du temps de travail, des absences et des congés


-collecter les informatives aux absences, congés et aménagement d’horaires

-mettre en place le planning des temps de présence et des congés annuels

-communiquer au personnel les décisions sur l’organisation du temps de travail

-rendre compte au chef d’entreprise


3 : Préparation des éléments de paie


-recueillir les éléments pour préparer la paie

-communiquer avec le personnel sur les composantes et l’évolution de la paie

-communiquer avec le comptable de l’entreprise

-informer le chef d’entreprise des observations




4 : Réalisation des déclarations sociales


-veiller à transmettre les documents sociaux obligatoires

-communiquer avec le comptable de l’entreprise


B/ Participation à la gestion des ressources humaines

 

1 : Aide au recrutement


-identifier les besoins prévisibles en personnel

-décrire les emplois à pourvoir

-choisir les modes de recrutement et les supports d’offres d’emploi

-rédiger les annonces et en suivre la diffusion

-préparer les entretiens


2 : Préparation et suivi des actions s de formation


-identifier les besoins en formation

-évaluer le coût des actions de formation


3 : Contribution à la qualité des relations interpersonnelles


-repérer les sources de conflit

-favoriser le dialogue entre les différents niveaux hiérarchiques


IV/ ORGANISATION ET PLANIFICATION DES ACTIVITES



A/ Organisation et amélioration du travail administratif



1 : Amélioration du travail administratif


-analyser les procédures existantes, les flux d’informations

-réaliser un diagnostic interne d’activités administratives

2: Gestion des emplois du temps

-évaluer le temps nécessaire à la réalisation des évènements à planifier

-classer les évènements selon l’importance et l’urgence

-identifier et respecter les contraintes

-prendre des rendez-vous

-gérer les imprévus

-rendre compte au chef d’entreprise


3 : Organisation d’évènements internes ou de la participation à des évènements externes

-préparation des dossiers d’inscription

-informer les participants

-lancer les invitations et suivre les inscriptions

-préparer les documents et support de diffusion de l’information


B/ Participation à une organisation de travail collaboratif


-concevoir des documents de travail en commun

-organiser la circulation des documents

-détecter les dysfonctionnements et alerter les collaborateurs

-constituer et mettre à jour le carnet d’adresses, gérer les groupes de messageries, les listes de diffusion…


C/ Gestion de l’information


1 : Organisation de l’information professionnelle de l’entreprise

-identifier les données

-communiquer avec les partenaires

-proposer des améliorations


2 : Mise en place, maintenance d’un système de classement et d’archivage

-déterminer la nature et le volume des documents

-élaborer et mettre en œuvre un système de classement

-choisir et organiser les supports de stockage

-communiquer avec les prestataires


V/ PERENNISATION DE L’ENTREPRISE


A/ Participation à la gestion des connaissances


1 : Organisation de la mutualisation des connaissances et des pratiques

-mettre en place des procédures de communauté de pratique

-structurer les connaissances


B/ Participation au développement commercial

1 : Suivi de l’évolution du marché de l’entreprise

-collecter les informations relatives au marché de l’entreprise

-identifier des actions adaptées


2 : Fidélisation de la clientèle

-organisation des actions de fidélisation

-évaluer la qualité du service à la clientèle

-réaliser des enquêtes de satisfaction


VI/ GESTION DES RISQUES


A/ Participation à la gestion des risques informatiques


1 : Gestion et sauvegarde des données et accès réseaux

-créer des modes opératoires de sauvegarde et d’accès réseau

-organiser l’archivage des données informatiques

-contrôler la mise en œuvre par les utilisateurs des procédures de sécurité


2 : Gestion et applications informatiques

-vérifier les mises à jour des logiciels

-suivre le renouvellement des contrats des logiciels



B/ Participation à la promotion de la santé et de la sécurité sociale


-assurer la veille informationnelle juridique et technique

-gérer les dossiers individuels maladie et accident du travail


C/ Participation à la protection des personnes, des biens et des droits


1 : Suivi des risques

-collecter les informations sur les modalités de couverture des risques encourus

-évaluer le coût des risques identifier et comparer les offres d’assurance


2 : Suivi des contrats d’assurance

-veiller à l’actualisation des contrats et à leur éventuelle renégociation

-s’assurer du respect des échéances des polices et du paiement des cotisations

-communiquer aux assureurs les modifications de risques en cours d’année


3 : Suivi de la protection de la propriété intellectuelle et industrielle

-s’informer sur les conditions et les modalités de prospection

-appliquer


D/Participation à la gestion des risques environnementaux

1 : Evaluation des risques environnementaux

-collecter et organiser l’information relative au cadre légal et règlementaire

-repérer les labels liés au développement durable


2 : Suivi des règlementations européennes et nationales

-assurer une veille règlementaire

-concevoir les documents de suivi

-communiquer avec les membres du personnel et les organismes compétents


VII/ COMMUNICATION GLOBALE


A/ Communication interne


1 : Création et modélisation de documents

-identifier la finalité du document à créer ou à améliorer

-concevoir les modèles de documents


2 : Rédaction et diffusion des documents écrits

-analyser la situation de communication

-choisir le type de document

-rédiger et mettre en forme le document

-publier et diffuser les documents


3 : Communication orale interpersonnelle et de groupe

-communiquer individuellement avec les acteurs internes dans le cadre de sa fonction

-animer des réunions

-filtrer les informations

-favoriser les échanges

-prévenir et désamorcer les conflits et en faciliter la résolution


4 : Facilitation des échanges en interne

-concevoir, organiser et mettre en œuvre des outils facilitant les échanges

-transmettre des décisions


B/ Communication externe

1 : Accueil

-identifier les besoin s de l’interlocuteur

-filtrer les demandes

-orienter l’interlocuteur

-communiquer en face à face

-communiquer au téléphone


2 : Contribution à la communication institutionnelle

-développer et entretenir les partenariats

-constituer un dossier de presse

-établir un bilan des actions de communication


3 : Contribution à la communication commerciale

VIII/ Bureautique et informatique

IX/ Anglais commercia

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